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Juin 2018
Art. 11 - Onzième semaine de stage
04/06 au 08/06
Une semaine, une phrase : Retour au bureau avec la gestion de dossiers potentiels !
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Je suis rentrée au bureau lundi depuis mon petit périple cambodgien. Cette semaine j'ai eu beaucoup de travail car ma collègue Tram est partie en vacances dans le Nord (trekking à Mu Cang Chai par exemple, ça fait rêver...) et j'ai donc géré une bonne partie de ses dossiers en son absence.
J'ai fais beaucoup de relances, renvoyé de nouveaux devis et répondu aux interrogations des voyageurs par mail notamment sur la lettre d'invitation, le paiement du voyage, les passeports,le voyage, etc.
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Ce qui est positif, c'est que j'ai pu échanger avec beaucoup de clients potentiels.
J'ai pu leur transmettre et les informer des éléments à compléter et à envoyer à l'agence pour que la semaine prochaine, ils puissent voir plus en détail la réservation avec Tram. Le fait d'échanger avec eux évite qu'ils n'aient plus de nouvelles d'elle pendant un moment. C'est très important de garder une bonne relation client ;)
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S'ajoutent à cela encore des clients perdus après de nombreuses relances, mais je me concentre sur les bons dossiers et je ne décourage pas haha.
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D'ailleurs, le vendredi 8 juin était une très bonne journée pour moi car j'ai eu beaucoup de travail, un suivi toute la journée avec un voyageur et cela m'a permis de réaliser ma première vente !
C'est un dossier pour un couple qui part 22 jours en combiné Vietnam - Cambodge et luxe. Je suis très contente que ce couple puisse partir avec nous !
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Dès la semaine prochaine...
Traitement de nouvelles demandes, gestion des dossiers en cours et retour de ma collègue Tram!
Art. 12 - Douzième semaine de stage
11/06 au 15/06
Une semaine, une phrase : Toujours plus de nouvelles demandes à traiter !
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J'ai eu plus de 6 nouvelles demandes soit 6 nouveaux devis à réaliser pour nos futurs voyageurs (je l'espère !) pour des séjours au Vietnam, combiné Vietnam-Cambodge et j'ai commencé un devis en combiné Vietnam-Cambodge-Laos sur 26 jours.
Le Laos est une destination plus authentique où vous trouverez surtout de la végétation luxuriante et de belles grottes et montagnes. C'est une destination que je ne connais pas vraiment ; je connais juste les villes principales mais pas vraiment les activités alors c'était l'occasion de le découvrir par moi-même en regardant d'anciens programmes.
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J'ai travaillé au même rythme que la semaine précédente car Tram ne revenait pas avant jeudi. J'ai continué de répondre aux mails de ses dossiers en cours et gérer les dossiers de mes nouvelles demandes.
Comme d'habitude, les mêmes tâches : appels, relances clients, création du devis sur mesure sous Excel, planification et mise en page sur Evaneos, etc.
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Le jeudi lorsque Tram est rentrée, ma collègue Laetitia m'a demandé de réaliser un exposé sur le Vietnam et sous la demande de Toan, le responsable de l'agence.
L'agence participe dans quelques mois au Salon International du Tourisme et des Voyages de Colmar (SITV) et pendant cet événement, les agences peuvent présenter leur entreprise et leurs services au public sous la forme d'une conférence. Je dois donc réaliser un fichier Word avec comme seule restriction de ne pas dépasser 500 caractères et de trouver également 2 photos, idéalement les plus représentatives à la fois du Vietnam et à la fois de l'agence au format HD.
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Enfin, le vendredi j'ai vu avec Tram le fonctionnement lorsqu'on lance la réservation des prestations. Il faut créer un dossier dans lequel les collègues en tour operating et les partenaires de l'agence peuvent y déposer des voucher de confirmation.
Pour ce faire, nous avons vérifié ensemble le devis sous Excel et le programme sur Evaneos... quelle ne fut pas ma surprise lorsque j'y ai découvert pas mal de fautes... j'ai voulu être plus rapide et j'ai oublié des détails essentiels, sur la catégorie d'hébergement ou encore des repas qui étaient inclus et qui n'ont pas été rajouté sur le programme, etc.
La difficulté est de commencer le devis, bien confirmer que tout est bon et ensuite se concentrer essentiellement sur la plateforme Evaneos pour faire le programme. Pour ma part, j'avais tendance à être sur le point de terminer mon devis mais je réalisais le programme sur Evaneos en même temps. Ainsi, lorsqu'il y a beaucoup de modifications je ne pense pas à tout... grosse erreur de ma part. Je dois davantage me concentrer sur la qualité de mon travail plutôt que sur le temps. Par chance, notre client n'a pas un budget limité particulier et n'a pas eu le temps d'étudier le programme jour par jour. Toutefois, dans un travail comme celui-ci je n'ai pas du tout le droit à l'erreur.
Je ferai très très très attention la prochaine fois, quitte à poser plein de questions et à revoir les devis avec Tram.
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Dès la semaine prochaine...
Je continue mon exposé pour l'envoyer dès que possible à Laetitia!
Gestion des demandes et des modifications de devis sur Evaneos
Affiche du Salon SITV 2018 à Colmar
Plus intéressant et convivial que celui de Paris ! fonceeeeez-y
Art. 13 - Treizième semaine de stage
18/06 au 22/06
Une semaine, une phrase : Une semaine courte et plus calme...
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Cette semaine est passée assez vite car après mon week-end à Hanoi, je suis tombée malade... petit virus je pense !
Je n'étais pas en forme pour venir au bureau la journée du lundi et le mercredi matin.
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Suite au texte de 500 mots que j'avais envoyé au directeur général de l'agence, ce dernier m'a corrigé et le lendemain, Laetitia m'a demandé d'écrire un descriptif de 5 à 10 lignes qui pourra figurer dans le programme du Salon. Il faut donner envie aux visiteurs pour qu'ils puissent participer à la conférence. Elle a donc écrit le texte en français et je l'ai corrigé. :)
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Nous n'avons pas eu beaucoup de nouvelles demandes donc j'ai seulement réalisé un devis cette semaine.
J'ai surtout modifié des devis, comme inverser un itinéraire HCM - Hanoi au lieu de Hanoi - Ho Chi Minh (cela demande du temps car il faut tout déplacer) ou bien ajouter le tarif d'un train de nuit Hanoi - Hue au lieu de prendre un vol intérieur (plus intéressant au niveau financier), etc.
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J'ai relancé des clients avec des anciennes demandes d'il y a plus de 7 jours, en passant plus de 8 appels le jeudi.
La difficulté lors des relances, c'est lorsque les personnes ne répondent pas le matin parce qu'ils travaillent (ou ils dorment haha) entre 9h30 et 11h00... alors je laisse un message vocal et j'envoie un mail en plus. Difficile d'avoir des personnes tout le temps disponibles !
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Dès la semaine prochaine...
Peut-être de nouvelles demandes pour réaliser de nouveaux devis ;)
Dernière semaine avant de passer plusieurs jours hors du bureau avec l'équipe !
Art. 14 - Quartorzième semaine de stage
25/06 au 29/06
Une semaine, une phrase : Une bonne nouvelle en cette fin de semaine !
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Encore une semaine qui passe très très vite... le retour approche et je commence à me sentir nostalgique... tout début a une fin comme on dit ! Oui, la semaine prochaine c'est le dernier mois...
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C'était encore calme, entre les relances clients plus de 2 fois par dossier, jusqu'à la 5ème relance pour un dossier... au bout d'un moment il ne faut plus perdre de temps et clôturer les dossiers car notre force c'est aussi le contact par téléphone.
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J'ai pu modifier des devis, j'ai passé 1 heure au téléphone avec un client qui hésite entre notre programme et d'autres propositions et qui souhaitait avoir des informations sur le programme. C'était difficile d'être convaincante car je n'ai pas le sens commercial (qui vient avec l'expérience) mais en tout cas par ma personnalité, j'ai vraiment essayé de lui donner envie de partir au Vietnam avec nous.
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Enfinnnn pour bien finir la semaine, jeudi j'ai eu une cliente qui s'appelle Laurence et dont j'ai suivi le dossier depuis mes premiers jours à l'agence. Et donc ? Elle a décidé de partir avec nous ! C'était très compliqué de pouvoir échanger par téléphone ensemble (travail, décalage horaire) mais avec ma collègue Tram nous savions que c'était un dossier potentiel. Je suis très contente qu'elle puisse partir avec nous et qu'elle découvre à son tour le Vietnam ! Je suis aussi contente d'avoir contribué à ce voyage. Deuxième vente et elle est prévue si tout se passe bien, dans 1 mois en mi-juillet !
Vendredi je ne travaille pas car je prends l'avion en direction d'Hanoi pour ensuite aller vers une toute nouvelle destination... Surpriiiiiiise !
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Dès la semaine prochaine...
Retour au bureau prévu le mardi, après la fête de l'agence ! Un bel article à venir, surpriiiiiise...
Vers le dernier mois...
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